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Gestión documental en la nube: percepciones personales
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Escrito por Carlota Bustelo
Martes, 07 de Febrero de 2012 00:00

En los últimos tiempos todo el mundo repite sin parar que el “cloud computing” es el futuro de la gestión de la información, y por lo tanto también para la gestión de los documentos electrónicos. Las grandes multinacionales con la mayor cuota de mercado en las aplicaciones ECM, parecen también haber abrazado el “cloud computing” como la tendencia que marcará el futuro de sus desarrollos y servicios. Es el caso de EMC2, con el lanzamiento de EMC on Demand , o de Alfresco que presenta su nueva versión 4 con el lema “the cloud connected platform”.

La verdad es que cuando leía y oía las predicciones de futuro sobre este aspecto siempre pensaba que se encontraban un poco lejos de la realidad de los proyectos de gestión documental en los que estoy actualmente trabajando. No era capaz de imaginar a ninguno de mis clientes tomando la decisión de hacer su gestión documental en la nube, perdiendo el “control” de los servidores donde realmente se almacena su información. Sin embargo, una conversación con John Newton de Alfresco en el evento de lanzamiento de la nueva versión en Madrid, me hizo pensar en cómo y para qué se podría orientar el usos del la nube en proyectos de gestión documental. Creo que este momento podríamos establecer distintos niveles o enfoques:

  • El primero y el más radical, quizás en el que yo siempre había pensado como el único, es el ofrecimiento de las plataformas de gestión documental en la modalidad SAS (software as service). En este caso el software es ofrecido en unos servidores en la nube con los que se interactúa a través de la red y los documentos de la organización residen en los servidores en la nube de la organización que está prestando el servicio. Las indudables ventajas de la reducción de costes de mantenimiento y el la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier ubicación (sobre todo en organizaciones donde los empleados se desplazan continuamente o trabajan desde sus domicilios), no son suficientes para vencer al “miedo” de no tener control sobre los documentos. Este miedo se acrecienta con noticias como el cierre de Megaupload y las declaraciones de clientes que dicen haber “perdido” sus archivos.
  • El segundo sería el uso de la nube como una réplica de lo que tengo en mis servidores. Con un servicio de sincronización inmediato, las organizaciones obtendrían algunas ventajas que no deben despreciarse:
  1. Se eliminarían las tareas relacionadas con los “backup”, puesto que siempre existiría una copia de inmediata del repositorio documental en la nube.
  2. Se solucionarían muchos problemas de acceso a los documentos fuera de la organización, ya que las personas con permisos siempre podrían trabajar directamente en la nube cuando están fuera de la oficina. Al ser una sincronización en ambos sentidos todo el trabajo realizado se reflejaría inmediatamente en el repositorio local. Si además la aplicación a la que accedemos ha creado sus aplicaciones para dispositivos móviles como las tabletas o los smartphones (otra de las tendencias que todos anuncian), se habría resuelto una de las limitaciones que presentan estos dispositivos como herramientas de trabajo.
  3. Se facilitarían las posibilidades de compartir documentos con proveedores, clientes u otras partes interesadas, que accederían directamente a la nube, en una evolución lógica y natural de las “extranets” de las organizaciones.

En realidad, esta segunda opción sin más sofisticación que la de servidor de ficheros, ha sido ampliamente adoptada por muchos profesionales y pequeñas empresas, entre los que me encuentro.  En mi caso, me permite compartir ficheros con mis colaboradores de una forma natural y despreocuparme de los fallos de hardware de los que hemos tenidos dos bastante importantes en los últimos nueve meses.  Al mismo tiempo la solución ejecuta automáticamente la política de backups, liberándonos de las tareas relacionadas.  Siguiendo este camino quizás la nube sea la opción para que las funcionalidades de gestión documental estén al alcance de cualquier organización.

 

 

Última actualización el Martes, 07 de Febrero de 2012 12:43