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Gestión de metadatos = gestión de documentos electrónicos
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Escrito por Carlota Bustelo
Lunes, 14 de Mayo de 2012 00:00

Hace tiempo que pienso que la gestión de metadatos es la gestión de documentos electrónicos. No es un proceso documental más, ni una parte de la gestión documental. Es todo, o todo se hace con metadatos.

Estas afirmaciones tan rotundas, que me han oído algunos de mis alumnos, se la oí el otro día a un gran maestro, Julio Cerdá, archivero de Arganda del Rey, con quien tuve el gusto de compartir ponencia en las estupendas Jornadas técnicas de Archivos de la Administración Local, celebradas en Málaga el pasado mes de abril. El saber que habíamos llegado a las mismas conclusiones me ha animado a escribir este post.

La mayor parte de las veces se habla metadatos de la gestión de documentos desde una perspectiva muy limitada, que puede tener dos versiones:

  • La primera, la que considera que los metadatos no son más que la versión electrónica de la descripción de los documentos en papel. En esta versión los metadatos pueden describir distintos niveles de agrupación, como es efectivamente en la práctica de la gestión de documentos en papel, especialmente los documentos individuales y los expedientes u otras agrupaciones superiores.
  • La segunda, la que considera que la gestión de metadatos es la creación de los atributos, propiedades o campos, que es necesaria para cada una de las clases, tipos, o, como se denominen en un determinado EDMRS. En esta versión la gestión de metadatos es el primer paso que necesita cualquier implementación de un EDRMS (da igual que sea Documentum, Filenet, Alfresco, o cualquier otro) para empezar a andar.

Ambas cosas son, sin duda, parte de la gestión de metadatos, pero no representan el todo.

A pesar de los esfuerzos de la serie de normas ISO 23081 desde 2004, y de la explicación de los posibles modelos de entidades múltiples, no se puede decir que se haya universalizado la visión más amplia.

Todos los procesos documentales tradicionales se implementan para los documentos electrónicos mediante la gestión de metadatos: el registro, la clasificación, el acceso, la gestión de los calendarios de conservación, la eliminación, las acciones de preservación, la conversión, la trazabilidad o el seguimiento de las acciones. El modelo de los elementos de metadatos representados en un eje con sus seis agrupaciones (identificación, descripción, uso, plan de eventos e historial de eventos más relaciones)  es suficiente para abarcar toda la posible información que necesitamos a la hora de gestionar los documentos electrónicos.

Pero para hacer bien la gestión de documentos electrónicos no te puedes limitar a los metadatos de la entidad Documento (con todas sus agregaciones, expediente, dossier, fondo, etc.). La primera que aparece siempre en escena es la entidad Agentes. Aunque se podría  cuestionar o no si el mantenimiento de una base de datos de entidades (personal o terceras partes) es parte de la gestión de documentos, no cabe duda de que imposible hacer buena gestión documental sin hacer gestión de esa información o metadatos. En todas las implementaciones exitosas de la gestión de documentos electrónicos esta es una pieza imprescindible. Y cuando se implementa la automatización de procesos, casi siempre una meta de las organizaciones actuales, es imposible hacer gestión documental sin tener en cuenta los metadatos de la entidad Actividades de gestión

El reto está en integrar la gestión de estos metadatos en los sistemas de información de la organización y cómo hacerlo para evitar redundancias, información incoherente o procesos redundantes y manuales.

(Ediciones actuales  ISO 23081-1:2006  Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles  ISO 23081-2:2009  Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues , ISO/TR 23081-3:2011  Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method. UNE ISO 23081-1:2008 Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios., UNE ISO 23081-2:2011. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales)

Última actualización el Miércoles, 14 de Noviembre de 2012 13:14