A pesar de mi compromiso y mi profunda convicción de las bondades de la normalización y de la necesidad de legislar sobre la gestión documental en el entorno electrónico para poder establecer las reglas de juego, recientemente he tenido varias experiencias que me han hecho reconocer algunos aspectos negativos de cómo se están desarrollando y aplicando las normas y la legislación en algunos casos.

Como “fan” de la saga de la “Guerra de las Galaxias” me ha parecido un buen símil reconocerlos como el “lado oscuro”, esa parte diabólica de la fuerza, que por otro lado es la energía necesaria para que funcione el universo. Aquí van mis reflexiones:

• Cuando las normas y/o la legislación establecen procedimientos o instrumentos desarrollados para el mundo en papel, sin la suficiente flexibilidad para adaptarse a los nuevos tiempos, lo único que conseguimos es encarecer y retardar la transición al mundo digital. Veo algunos síntomas de esto en los procedimientos de autorización para acceder a los documentos de los archivos en España del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, o en el formato de Tablas de retención documental del Archivo General de la Nación de Colombia, de obligatoria implantación en la Administración pública colombiana, por poner solo dos ejemplos que he estudiado recientemente.

• El mundo digital está en constante evolución y la tecnología nos va abriendo nuevos horizontes, que al mismo tiempo suponen nuevos problemas y soluciones. Las normas y la legislación tienen un proceso de desarrollo y publicación con un “tempo” mucho más lento. Tratar de normalizar o legislar aspectos muy concretos con la visión de la tecnología de hoy puede acabar resultándonos un freno absurdo a la mejora en el futuro. Creo que esto puede ser el caso de algunos de los requisitos funcionales del software como DoD 50.15 o MoReq, y también de aspectos muy concretos que aparecen en la legislación española como el foliado electrónico de los expedientes de la Ley 11/2007.

Reconocer que pueden existir estos potenciales aspectos negativos, puede ayudar tanto a los que trabajan en la redacción de normas y la legislación, como a los que tratan de aplicarlas a su quehacer diario.

A los primeros para redactar las normas de forma que establezcan un marco flexible de aplicación, sobre todo si quieren perdurar en el tiempo. En este sentido, creo que el procedimiento de aprobación de las normas ISO, que se basa en la consecución del consenso entre varios países, contextos y culturas consigue buenos resultados.

A los segundos para entender que el medio no se puede convertir en el fin. El objetivo que perseguimos con la implantación de un programa, plan o modelo de gestión de documentos electrónicos no es sólo el cumplimiento de las normas o la legislación, sino la eficacia, la eficiencia, el cumplimiento de los objetivos de nuestra organización y las expectativas de las partes interesadas.