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Modelo de gobierno vs soluciones concretas
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Escrito por Carlota Bustelo
Viernes, 22 de Febrero de 2013 12:50

Estas reflexiones personales sobre la gestión de la información vienen de la experiencia propia, de la lectura inspiradora del último post de James Lappin en su blog Thinking records, The state of records management in 2013: The challenges , y de las ideas extraídas de un webminar sobre Significant SharePoint ECM Trends & Best Practices, conducido por Joe Shepley de Doculabs.

Los que nos dedicamos a ayudar a las organizaciones a cómo gestionar su información nos encontramos con dos tendencias contrapuestas que tenemos que hacer convivir:

  • Las organizaciones demandan soluciones concretas. En palabras de Joe Shepley no quieren un taladro, sino un agujero en la pared.
  • La necesidad de un modelo de gobierno o estrategia de desarrollo previo al diseño de la solución. Siguiendo con la metáfora un plan de lo que queremos colgar en la pared.

Encontrar el equilibrio es el gran desafío que tenemos delante. En dos de mis trabajos más recientes me he encontrado que siendo contratada por los Departamento TIC para la puesta en marcha de un ECM concreto, he acabado convenciéndoles de crear un marco o modelo de gobierno. Y claro este marco de gobierno debe trascender el ámbito del Departamento TIC….y el ámbito del proyecto deja de ser la solución concreta, pero sin renunciar a tenerla y en las fechas previstas…. ¿Quién dijo que ser consultor era fácil?

En este camino tenemos algunas certezas como punto de partida:

  • La tecnología es el centro del asunto. Nos propone soluciones, pero avanza tan rápido que también nos pone en nuevos problemas. Las seis situaciones de James Lappin relacionadas con el records management son problemas tecnológicos.
  • Las personas siguen utilizando profusamente sus discos compartidos como método principal para la gestión del contenido no estructurado, mientras las organizaciones intentan poner freno a un sistema tan poco seguro como ineficaz y costoso.
  • Los vendedores ECM han desarrollado en los últimos años una política exitosa de ventas especialmente en las grandes organizaciones, que ha desembocado en que muchas organizaciones tengan más de un sistema para gestionar este tipo de contenidos, en muchos casos como soluciones aisladas y no conectadas.
  • En las organizaciones pequeñas no hace falta tener muchas tecnologías diferentes para que se reproduzca el modelo de islas de información, con Microsoft Sharepoint es suficiente para una proliferación de sitios y subsitios donde gestionar este contenido.
  • Lo que propongamos siempre tiene que estar encaminado a añadir valor a las actividades de la organización, y para eso tenemos que ampliar la visión y no centrarnos en aspectos concretos. Cada vez me resulta más interesante (dejando de lado los problemas de traducción) la propuesta de la Delegación canadiense en el ISO TC46/SC11, para que dejásemos de hablar de “records” para sustituirlo por “information of business value

 

Última actualización el Viernes, 22 de Febrero de 2013 12:58