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Metadatos para la gestión documental en la práctica
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Escrito por Carlota Bustelo
Lunes, 01 de Septiembre de 2014 10:10

En las consultas que recibo habitualmente un tema recurrente es la implantación práctica de los metadatos para gestión documentos electrónicos. Pareciera que el esfuerzo de conceptualización realizado en varios ámbitos más que facilitar las implantaciones  en la práctica hubiera provocado enfoques muy complejos o, en el mejor de los casos, un mar de dudas sobre cómo abordarlas. Por ejemplo, los esquemas de metadatos publicados que siguen las directrices de la norma ISO 23081, como el e-EMGDE de la administración pública española, son fuente de discusiones y controversias a la hora de implantarlos.

En mi experiencia para abordar la implantación hay algunas cuestiones clave a tener en cuenta:

 

  • la decisiones de implementación de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos están íntimamente ligadas a la arquitectura de información y la tecnología de la organización donde se esté llevando a cabo la implantación. Un mismo esquema de metadatos puede dar lugar a implantaciones diferentes. Por eso a mí me gusta manejar el concepto perfil de aplicación, que se explica en el documento del ISO TC46/SC11 Metadatos ¿por dónde empezar? Lo que implementamos siempre es un perfil de aplicación que tiene en cuenta el entorno tecnológico y la arquitectura sobre la que se asienta y que habrá que modificar y revisar cuando se produzcan cambios en la misma. En el perfil de aplicación resolveremos cuestiones como si los elementos de metadatos se embeben en los formatos de los documentos, se incluyen en los tipos de objetos del EDRMS, o se mantienen en sistemas de sistemas de información interrelacionados. También resolveremos donde se encuentran las tablas de valores permitidos para un determinado elemento y como implementar la dependencia entre elementos o los valores requeridos.
  • Los esquemas de metadatos deberían representar un nivel superior donde se establecen los elementos,  su denominación y/o codificación, su semántica o el significado exacto que tiene ese elemento y su sintaxis. Esto  nos permitirá la interoperabilidad entre implantaciones que compartan el mismo esquema y nos facilitará la migración y los cambios en las tecnologías que soportan la gestión de los documentos electrónicos. También deben resolver la obligatoriedad de los elementos en los perfiles de aplicación, que a mi modo de ver no se debe confundir con los valores requeridos de cada uno de los elementos.
  • Cuando se implementa una tecnología concreta, por ejemplo un EDRMS (Electronic Document and Records Management Systems), antes de lanzarse a implementar un esquema de metadatos hay que entender cómo funciona la tecnología y que estructuras de información nos proporciona para el almacenamiento de metadatos. No se trata de convertir cada elemento del esquema en un atributo del objeto digital principal. Por ejemplo, es común que los módulos "records management" de las plataformas ECM (Enterprise Content Management) tengan estructuras para almacenar la información sobre calendarios de conservación y acciones de disposición; y por lo tanto no se deben repetir estos elementos en los atributos o elementos configurables.
  • Las clasificaciones, estructuras y taxonomías que se pueden aplicar a los documentos electrónicos según la tecnología utilizada,  deben ser entendidas también como metadatos en el sentido amplio.  Por ejemplo, cuando estructuramos una jerarquía de carpetas en los directorios de red estamos dotando a los documentos (ficheros) de un contexto (metadatos) que nos permite su mejor comprensión. Sin perder un ápice de información este contexto puede incluirse de forma completamente diferente utilizando una tecnología que permita mantener y aplicar distintos tipos de clasificaciones y metadatos.
  • Cuando partimos de un enfoque de metadatos sobre los documentos sólo relacionado con lasposibilidades de búsqueda de un EDRMS , es muy fácil caer en el error de intentar construir un sistema de información de negocio en los metadatos de los documentos. Por ejemplo, el importe de una factura es un dato propio del sistema de contabilidad o el ERP (Enterprise Resource Planning), más que un  metadato que se deba incorporar el gestor documental corporativo asociado al documento factura.  Por eso, una vez más, la implantación de los metadatos requiere de una visión global de la arquitectura de información.

 

Como he dicho en otras ocasiones, en realidad la gestión de metadatos es la gestión de los documentos electrónicos. Por lo tanto, tener una estrategia clara para abordar su implementación es una de las claves del éxito.  En este sentido, siento una gran desconfianza cuando veo a un consultor EDRMS con un cuaderno en blanco que pregunta a un usuario de negocio ¿Qué metadatos quiere para sus documentos?

Última actualización el Lunes, 01 de Septiembre de 2014 10:12