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E-Administración y gestión documental
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Escrito por Carlota Bustelo
Martes, 29 de Marzo de 2016 18:07

Con la nueva legislación solo puede presentar documentos en papel la ciudadanía (Personas Fisicas)

Desde finales del 2015 en España tenemos una nueva legislación para el sector público que afecta de lleno a como se deben gestionar los documentos. La ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 del Régimen Jurídico del Sector Público establecen las bases de cómo se debe desarrollar la administración electrónica y, por lo tanto, como deben gestionarse los documentos electrónicos en el sector público.

En general, valoro positivamente el contenido de la nueva legislación en lo que respecta a la gestión documental. Pienso que viene a asentar y aclarar los aspectos fundamentales, al tiempo que simplifica algunas cuestiones que habían complicado innecesariamente las implantaciones. Esto no quita para que algunas cuestiones ya hayan suscitado algún debate y que quede pendiente como se va a resolver la implementación práctica.

El gran cambio que incluye la ley es establecer la administración electrónica, y por lo tanto el procedimiento electrónico, cómo la única posible.  Ya no se trata de un proyecto de transformación de las administraciones más punteras, sino de la normalidad. La excepción es ahora el uso del papel, que queda relegado a unos pocos casos puntuales que no deben afectar a la normalidad de la tramitación electrónica.  Esto es un gran avance, ya que en el lenguaje común significa que las Administraciones Públicas en España dejarán de producir papel en los plazos establecidos en la ley. Queda fuera de la discusión la posibilidad de que se produzcan “expedientes híbridos”, expresión tan fea como complicada y costosa es su implementación en la práctica. ¡No gastemos más recursos y neuronas en definir esta práctica!


Además del cambio principal, he tenido que revisar minuciosamente la legislación para preparar el curso que imparto en SEDIC. Recojo aquí una tabla con los puntos más destacables.

 

ASPECTO

COMENTARIO

Registro Electrónico de Documentos

Ya no existen dos tipos de registro de entrada de documentos: uno para el papel, con su organización y personal adscrito, y otro electrónico que gestiona el departamento de IT. Hay sólo uno. La transformación organizativa en las oficinas de asistencia en materia de registro será un gran cambio (plazo máximo oct. 2018)

Registro Electrónico de Documentos: entrega de documentos en papel

Solamente tiene derecho a hacerlo la ciudadanía (personas físicas) que así lo decida. Esta medida pretende dejar esta práctica en una situación residual. Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen la obligación de digitalizar el documento al tiempo que lo registran y devolverlo al ciudadano. Se acabaron las dudas de si se puede destruir o no, o quien tiene que autorizar la destrucción.

Firmas electrónicas : distinción entre medios de firma y medios de identificación

Desde el punto de vista de gestión documental esta aclaración unida a la especificación de distintos tipos de firma ayuda a separar la firma de documentos de los medios de identificación.

Documentos de ciudadano que deben incluir algún tipo de firma

Al explicitar de forma clara en que tipos de documentos deben utilizarse: Solicitudes, Declaraciones responsables o comunicaciones, Recursos, Renuncias y Desistimientos; ayuda no sólo a simplificar el uso de la firma, sino también a clarificar los tipos documentales principales.

Documentos públicos administrativos

Los documentos que producen las Administraciones públicas tienen que ser electrónicos. Estos son los que hay que gestionar, olvidémonos de todas las posibles copias en papel.

Expedientes electrónicos

Claramente definidos como agrupación de documentos, indicando que deben incluir siempre los informes preceptivos, una copia auténtica de la resolución y un índice numerado de documentos.

De alguna manera se aleja de la complejidad de los “expedientes ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad)”, que parece que sólo se utilizarían cuando se tengan que remitir a otra administración. Queda abierto el debate.

A resaltar una curiosa contradicción cuando la ley establece que un documento puede estar en más de un expediente y al mismo tiempo para la resolución pide que se incluya una copia auténtica.

Metadatos

Aunque es un concepto demasiado técnico para una ley general, se utiliza al menos en tres ocasiones, al referirse a los metadatos que tiene que tener los documentos y las copias. Sin lugar a dudas habrá que apoyarse en la legislación subsidiaria.

Archivo electrónico único

Es uno de los conceptos que más debate ha suscitado, especialmente entre los archiveros, que tienen que hacerlo compatible con una legislación vigente basada en un modelo custodial en papel (archivo de oficina, central e histórico). Yo prefiero verlo como un avance con consecuencias tecnológicas: un repositorio único, y organizativas: unos criterios, procesos y métodos comunes para todos los documentos y expdientes.

Circunscribe el archivo electrónico solamente a los expedientes de los procedimientos finalizados. Aparte de la pregunta ¿y mientras tanto que hacemos con los documentos electrónicos? da pie a enfoques diferentes que seguramente requieren otro post (ver post de Paco Fernández en su Blog: El archivista )

Condiciones de acceso al archivo electrónico

Sin establecerlo de forma explícita, la idea de archivo electrónico único y las condiciones de acceso al mismo parece llevar implícita la idea de que los documentos y expedientes deben poder accederse sin necesidad de uso de las aplicaciones de tramitación. No podemos por lo tanto dejar la lógica de los permisos y accesos sólo en manos de las mismas.

 

 

 

Última actualización el Viernes, 01 de Abril de 2016 08:42