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La austeridad y el principio de eficiencia se cargan parte de los órganos colegiados que aprobaban la destrucción de documentos administrativos: Un replanteamiento es necesario
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Martes, 07 de Junio de 2011 13:05

En España, acaba de publicarse el Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos  (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-9736 ), que supone la desaparición de muchas de las Comisiones Calificadoras de Documentos Administrativos, la mayor parte de ellas creadas en los últimos 10 años. Quizás este hecho puede dar paso a un replanteamiento sobre la eliminación de documentos en la Administración Pública.

US National Archives poster 1990

Aquí van unas reflexiones producto de la experiencia sobre este tema:

  • Para una buena gestión documental tan importante es saber guardar como saber tirar. Un sistema confiable y sólido para la toma de decisiones sobre la eliminación de los documentos administrativos es fundamental precisamente para los principios invocados en la reciente legislación: el ahorro y la eficiencia.
  • En nuestra legislación, la determinación de los períodos que debe conservarse o eliminarse la evidencia de las acciones (lo que habitualmente llamamos documentos) supone toda una labor de interpretación de un gran número de disposiciones legislativas. Otras culturas, por ejemplo en USA, no entienden que para nosotros pueda ser tan complicado, ya que sus fuentes son menos y muchos más directas.
  • El sistema establecido en toda la Administración pública en España, en base a las Comisiones Calificadoras de Documentos, compuestas por distintos miembros representantes de distintos puntos de vista que se reúnen una o dos veces al año para tomar decisiones, que luego son recogidas en el corpus legislativo correspondiente; no ha resultado ser muy ágil y en algunos casos (los ahora suprimidos quizás), incluso inoperante.  Algunas de las situaciones encontradas:
    • Las Comisiones piensan en documentos en papel, o como mucho en copias digitalizadas; pero han sido muy ajenas a todo el proceso imparable de la e-administración.
    • Las decisiones rápidas y necesarias para la puesta en marcha de la e-administración, ni siquiera han reparado en que estas Comisiones tenían algo que ver en el proceso.  Es casi imposible encontrar referencia en los Decretos, Reglamentos y Ordenanzas que regulan la e-administración, algunos de los cuales se atreven a establecer condiciones y/o  plazos para la conservación de los documentos y expedientes electrónicos.
    • La dificultad de las reuniones de las Comisiones, se une en algunos casos a la falta de interés de sus miembros, que casi siempre aprueban los informes de los técnicos, que a veces se pregunta si la Comisión no es simple burocracia.
    • El origen de la Comisiones en la conservación del Patrimonio, y por lo tanto asociada a la labor cultural de los archivos, juega muchas veces en contra de la propia credibilidad del sistema. Más de una vez he oído a excelentes responsables de área TIC quejarse o incluso negarse a que sea desde un área de Cultura  donde se determine que documentos o evidencias electrónicas pueden o no eliminarse.
  • A pesar de todos sus defectos, que existía un sistema de toma de decisiones apoyado por una legislación vigente siempre ha sido un gran apoyo para los que nos dedicamos a implantar la gestión documental en las administraciones.
  • La no existencia de cauces para las decisiones sobre los documentos a eliminar suponen dos consecuencias igual de malas: destrucción descontrolada o acumulación inoperante y cara. De ambas creo que todos podemos poner ejemplos.

Se me ocurre más de un escenario para crear un sistema más eficaz; y estoy segura que muchos otros profesionales que trabajan para la Administración también lo han hecho.  ¿Este cambio se podrá convertir en oportunidad?

Última actualización el Martes, 07 de Junio de 2011 13:39