Es difícil estar al día en la legislación de otros países en los que no trabajas, por lo que mis reflexiones se basan fundamentalmente en el conocimiento de la legislación española, que como parte de la Unión Europea debe tender a la armonización, y que por otro lado tiene influencia en muchos países de Latinoamérica.

Como uno de los últimos actos legislativos del anterior gobierno se aprobó en España el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (las elecciones fueron el día 20 de Noviembre).  Después de leerlo varias veces no puedo dejar de pensar en lo difícil que es legislar sobre la gestión de los documentos y los archivos en una realidad dual, en plena transición entre el mundo en papel y el mundo electrónico.

En países como España, con una tradición archivística de muchos años, un legado impresionante de documentos históricos y una organización de archivos, en la que colecciones y unidades organizativas que las custodian no son fáciles de distinguir; el bienintencionado intento de legislar para las dos realidades puede poner de manifiesto algunos desajustes. Aquí van mis opiniones sobre algunos temas controvertidos:

1. En el mundo en papel la gestión de la localización de los documentos y la responsabilidad sobre su custodia es la base sobre la que se realizan todas las demás funciones o procesos documentales. Es lógico, por lo tanto, que hasta que las unidades productoras no entreguen su documentación a la unidad correspondiente, en la legislación española algún tipo de archivo; se pueda considerar que las disposiciones legales no aplican.  En el mundo electrónico el paradigma tiene que ser obligatoriamente otro; en el mundo de “la nube” y de las estructuras organizativas basadas en equipos de trabajo cambiantes, intentar aplicar el modelo basado en la custodia y transferencia de los documentos supone un altísimo riesgo de fracaso. Una legislación que intenta abarcar ambas realidades podría crear mucha confusión.
2. El establecimiento del ciclo vital de los documentos mediante traslados de los documentos de unos tipos de archivos a otros (de gestión, central, intermedio, histórico) da buenos resultados para organizar una masa ingente de documentos en papel y para especializar las funciones de los responsables de cada uno de los tipos de archivos. Pero aplicado a los documentos electrónicos puede producir complicaciones y, lo que es peor en tiempos de crisis, incremento de las inversiones necesarias en tecnologías de la información para que simulen las distintas etapas; sin tener muy claro cuál es el beneficio obtenido.
3. El acceso a los documentos en papel que se encuentran en los archivos de los organismos públicos necesita de una regulación para poder garantizar los derechos de los ciudadanos. Los principios son los mismos para los documentos electrónicos, pero la tecnología permitiría un acceso mucho más directo (sin dejar de ser seguro), que la del acceso de los documentos en papel que requiere obligatoriamente de un agente intermediador.  Cuando la legislación dice que para ejercitar el acceso a los archivos hay que presentar una solicitud que será estudiada y contestada en cada caso y no específica como se aplica esto a los repositorios y archivos digitales, está descartando la posibilidad del acceso directo a los documentos electrónicos que para algunos, entre los cuales me incluyo, es la gran ventaja de las tecnologías para el ejercicio de un mayor grado de trasparencia.

Y como conclusión, siempre es difícil legislar (lo sé por experiencia pues alguna vez he ayudado), pero cuando se tocan aspectos en transición ¡más difícil todavía!!