Siempre digo que cuando en español decimos gestión documental puede significar tantas cosas que siempre hay que especificar. Mi especialidad podría identificarse con el “records management” (conjunto de políticas procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la organización como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo UNE-ISO 15489), pero a veces también este concepto se queda un poco corto para lo que yo hago.

Mi pasión por este tema viene desde mis primeros estudios especializados en Archivística y Documentación. Desde siempre me pareció que la intervención de los profesionales tenía que enfocarse más en cómo una organización documenta sus procesos y actividades de trabajo, y no esperar a gestionar en los archivos lo que allí llegase, o empezar actuar cuando los documentos se han “declarado como records”.

Esta postura, adoptada por muchos otros profesionales, es un valor en alza en la gestión de los documentos electrónicos o digitales, ya que el nuevo entorno nos permite reformular los procesos documentales y obtener ventajas inesperadas en la utilización de las herramientas tradicionales de gestión archivística.

Para mí la gestión documental parte necesariamente de una visión global de la organización, y debería formar parte de la estrategia de cualquier organización. En el mundo en papel como se gestionan los documentos está tan interiorizado por las organizaciones y las personas que trabajan en ellas, que a nadie se le ocurre pensar que es algo estratégico. Pero cuando nos movemos a la gestión de documentos electrónicos, nos damos cuenta de que hay que volver a pensar como se documentan los procesos y se gestionan los documentos o evidencias durante todo el tiempo que sean necesarios.

Incluyo una imagen tomada de una presetación de HP, para presentar su nueva adquisición TRIM, y que quiere difreneciarse en el mercado de las vsiones de los actores más consolidados del mercado, que promueven una separación muy acusada entre el "document" y el "record". Esta visión se acerca algo más a la mía.