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Agencia Catalana del Agua
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Cliente: Agencia Catalana del Agua

Localización: Cataluña, España

Proyecto 1: Evaluación y definición del modelo de gestión de documentos frente a la ISO 15489 y la ley de e-administración 

Fechas: 2007

Proyecto 2: Consultorías relacionadas con la implantación del plan de mejora de la gestión documental GESTDOC 2.0

Fechas: 2008-2010

Empresa: Inforárea

Responsabilidad: Jefa de Proyecto

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La Agencia Catalana del Agua fue, desde su creación en el año 2000, uno de los organismos de la Administración más avanzados tecnológicamente. Un temprano Plan Director de sistemas tuvo como propósito definir un único modelo de sistema de información para la gestión de todos los procesos de la agencia. En el año 2007 la automatización de procedimientos administrativos era una realidad, pero la oficina sin papeles, otro de los objetivos anunciados, estaba lejos de concretarse como tal. Los responsables de gestión documental (el Departamento de Documentación y Registro, encuadrado en la División de Recursos) quisieron dar un paso más, y hacer una evaluación del sistema de gestión de documentos en relación con las buenas prácticas de la ISO 15489 y con la ley de e-administración que entonces no era más que un proyecto.

La auditoría inicial, que se realizó con una metodología participativa de grupos de enfoque, entrevistas con los responsables de Áreas y Departamentos, y estudiando los sistemas existentes de gestión de documentos para compararlos con las distintas recomendaciones de la norma ISO y los requerimientos de la que luego fue la ley 11, tuvo como resultado un plan de mejora de la gestión documental y el establecimiento de un nuevo modelo, que se denominó GESTDOC 2.0.

Esta auditoría la realizamos en cuatro meses. Carlota Bustelo fue la Jefa de proyecto, y el equipo contó con otras tres consultoras que participaron fundamentalmente en la etapa de análisis y recogida de datos.

La aprobación del Plan supuso un cambio en la implantación de las herramientas tecnológicas que daban soporte tanto a la gestión documental como a la gestión de procesos. Carlota Bustelo, como jefa de proyecto, y Rosa Lloveras (Ebla gestió documental) montaron un equipo de apoyo a la implantación que trabajó durante tres años dando apoyo a L'Agencia en los siguientes aspectos de la implantación:

- Análisis en profundidad de los documentos de los distintos procesos que se incorporaban al nuevo entorno tecnológico. El Mapa documental de l'ACA es el resultado de este proceso.

- Redacción de la política de gestión documental y de los procedimientos en que se desarrolla.

- Análisis funcional para la implementación del nuevo respositorio corporativo basado en Filenet P8.

- Confección del Plan de comunicación, formación e información de GESTDOC 2.0.

- Evaluación de series documentales y eleaboración de informes para la CNAATD.

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