Las exigencias del entorno digital que afectan a todas las facetas de las organizaciones, tanto públicas como privadas, también están marcando un cambio importante en qué significa o cómo afrontar el análisis documental.

Cómo todo concepto en evolución, lo primero que necesitamos del análisis documental es entender de qué se trata. Substancialmente es analizar los procesos y actividades de una organización para determinar la información que debe crearse y fijarse para documentar dichos procesos y actividades,  al mismo tiempo que se definen los requisitos para gestionarla. En Australia y en la nueva redacción de la norma ISO 15489(2016) se asocia este nuevo concepto al término valoración, que hasta ahora sólo se había utilizado para la determinación de los calendarios de conservación. Mientras no se popularice y acepte esta nueva acepción utilizo deliberadamente en este “post”  el término “análisis documental” para hacerme entender por el mayor número de personas.

La primera gran tendencia, que podemos observar, es la necesaria confluencia entre actividades que hasta ahora se planteaban de manera separada.  El análisis llevado a cabo por los gestores de los documentos o archiveros, que en muchos casos se realizaba a posteriori cuando los documentos “llegaban” a sus manos, y el análisis llevado a cabo por especialistas en procesos cuando se sistematizaban o diseñaban los procesos de la organización normalmente en contextos de mejora o reingeniería de procesos. Esta confluencia, no exenta de tensiones, es imprescindible en organizaciones que quieren encarar la transformación digital siendo eficientes.

La segunda, es que el análisis documental debería realizarse de forma previa a la implantación de un proceso o procedimiento. Por eso, la transformación digital de los procesos de las organizaciones es un momento ideal para iniciar su realización, y muchas organizaciones se encuentran ahora en ese momento. Posteriormente, deberemos contar con un proceso recurrente que es capaz de incorporar las novedades legislativas, cambios funcionales o innovaciones en la forma actuación.

En cuanto reflexiones en positivo, veo que ya somos unos cuantos los profesionales que comenzamos a andar este camino hace un tiempo, inventando nuevas herramientas como los mapas documentales, asociándonos con las normas ISO de sistemas de gestión (UNE ISO 30301), o tratando de establecer la metodología del análisis (la última experiencia con los colegas de Metadata en el contexto del proyecto ARPAD de la Xunta de Galicia). Otros, como en el reciente artículo de María García-González, en El profesional de la información, investigan en como sistematizarlo para las administraciones locales en España (“modelo de descripción de procesos” es como lo denomina). La normalización internacional en la nueva norma ISO 15489(2016) lo recoge, describe y explica como uno de los conceptos y principios fundamentales de la gestión de documentos.

Sin embargo, para los profesionales de la gestión de documentos supone una transformación importante de las herramientas e instrumentos utilizados en el entorno papel, que todavía no se enseñan o practican en todos los contextos. Estamos en ese momento en que es difícil identificar las competencias necesarias para participar en este nuevo paradigma de análisis documental, y es difícil afirmar que alguien con conocimientos archivísticos tradicionales esté preparado para hacerlo. Desde mi punto de vista, lo primero que se debe asumir es que este análisis no debería ser algo específico de los responsables de gestión documental ni para la gestión documental, sino que debe integrarse en la definición de procesos o procedimientos de la organización atendiendo a  todos los requisitos que puedan surgir.

Por otro lado, en el clima de inmediatez que nos rodea puede parecer que un análisis documental previo y bien hecho ralentiza la consecución de los objetivos. A la necesidad de hacerlo de forma previa, se une la escasez endémica de recursos de la función de gestión de documentos en las organizaciones, por lo que muchas veces es cierto que la capacidad para abordar el análisis documental no está a la altura de las necesidades de transformación de una organización (es el caso de muchas administraciones públicas en España que tienen de fecha máxima Octubre de 2018 para implantar todos sus procesos digitalmente).

Surge entonces la tendencia de retroceder y desacoplar los procesos de negocio y la gestión documental, asemejándolos más a la gestión tradicional del papel. Cuando se terminan los procesos de negocio empieza la gestión documental. Los análisis, los instrumentos resultantes y las aplicaciones para gestionar documentos sólo intervienen entonces y son herramientas exclusivas de los responsables de gestión documental y archivo.

En estos tiempos de cambio lo primero que debe decidir una organización cual es su modelo de gestionar información, y por consecuencia como abordar el análisis documental.

Desde finales del 2015 en España tenemos una nueva legislación para el sector público que afecta de lleno a como se deben gestionar los documentos. La ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 del Régimen Jurídico del Sector Público establecen las bases de cómo se debe desarrollar la administración electrónica y, por lo tanto, como deben gestionarse los documentos electrónicos en el sector público.

En general, valoro positivamente el contenido de la nueva legislación en lo que respecta a la gestión documental. Pienso que viene a asentar y aclarar los aspectos fundamentales, al tiempo que simplifica algunas cuestiones que habían complicado innecesariamente las implantaciones. Esto no quita para que algunas cuestiones ya hayan suscitado algún debate y que quede pendiente como se va a resolver la implementación práctica.

El gran cambio que incluye la ley es establecer la administración electrónica, y por lo tanto el procedimiento electrónico, cómo la única posible.  Ya no se trata de un proyecto de transformación de las administraciones más punteras, sino de la normalidad. La excepción es ahora el uso del papel, que queda relegado a unos pocos casos puntuales que no deben afectar a la normalidad de la tramitación electrónica.  Esto es un gran avance, ya que en el lenguaje común significa que las Administraciones Públicas en España dejarán de producir papel en los plazos establecidos en la ley. Queda fuera de la discusión la posibilidad de que se produzcan “expedientes híbridos”, expresión tan fea como complicada y costosa es su implementación en la práctica. ¡No gastemos más recursos y neuronas en definir esta práctica!

Además del cambio principal, he tenido que revisar minuciosamente la legislación para preparar el curso que imparto en SEDIC. Recojo aquí una tabla con los puntos más destacables.

 

ASPECTO	COMENTARIO
Registro Electrónico de Documentos	Ya no existen dos tipos de registro de entrada de documentos: uno para el papel, con su organización y personal adscrito, y otro electrónico que gestiona el departamento de IT. Hay sólo uno. La transformación organizativa en las oficinas de asistencia en materia de registro será un gran cambio (plazo máximo oct. 2018)
Registro Electrónico de Documentos: entrega de documentos en papel	Solamente tiene derecho a hacerlo la ciudadanía (personas físicas) que así lo decida. Esta medida pretende dejar esta práctica en una situación residual. Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen la obligación de digitalizar el documento al tiempo que lo registran y devolverlo al ciudadano. Se acabaron las dudas de si se puede destruir o no, o quien tiene que autorizar la destrucción.
Firmas electrónicas : distinción entre medios de firma y medios de identificación	Desde el punto de vista de gestión documental esta aclaración unida a la especificación de distintos tipos de firma ayuda a separar la firma de documentos de los medios de identificación.
Documentos de ciudadano que deben incluir algún tipo de firma	Al explicitar de forma clara en que tipos de documentos deben utilizarse: Solicitudes, Declaraciones responsables o comunicaciones, Recursos, Renuncias y Desistimientos; ayuda no sólo a simplificar el uso de la firma, sino también a clarificar los tipos documentales principales.
Documentos públicos administrativos	Los documentos que producen las Administraciones públicas tienen que ser electrónicos. Estos son los que hay que gestionar, olvidémonos de todas las posibles copias en papel.
Expedientes electrónicos	Claramente definidos como agrupación de documentos, indicando que deben incluir siempre los informes preceptivos, una copia auténtica de la resolución y un índice numerado de documentos. De alguna manera se aleja de la complejidad de los “expedientes ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad)”, que parece que sólo se utilizarían cuando se tengan que remitir a otra administración. Queda abierto el debate. A resaltar una curiosa contradicción cuando la ley establece que un documento puede estar en más de un expediente y al mismo tiempo para la resolución pide que se incluya una copia auténtica.
Metadatos	Aunque es un concepto demasiado técnico para una ley general, se utiliza al menos en tres ocasiones, al referirse a los metadatos que tiene que tener los documentos y las copias. Sin lugar a dudas habrá que apoyarse en la legislación subsidiaria.
Archivo electrónico único	Es uno de los conceptos que más debate ha suscitado, especialmente entre los archiveros, que tienen que hacerlo compatible con una legislación vigente basada en un modelo custodial en papel (archivo de oficina, central e histórico). Yo prefiero verlo como un avance con consecuencias tecnológicas: un repositorio único, y organizativas: unos criterios, procesos y métodos comunes para todos los documentos y expdientes. Circunscribe el archivo electrónico solamente a los expedientes de los procedimientos finalizados. Aparte de la pregunta ¿y mientras tanto que hacemos con los documentos electrónicos? da pie a enfoques diferentes que seguramente requieren otro post (ver post de Paco Fernández en su Blog: El archivista )
Condiciones de acceso al archivo electrónico	Sin establecerlo de forma explícita, la idea de archivo electrónico único y las condiciones de acceso al mismo parece llevar implícita la idea de que los documentos y expedientes deben poder accederse sin necesidad de uso de las aplicaciones de tramitación. No podemos por lo tanto dejar la lógica de los permisos y accesos sólo en manos de las mismas.