En los últimos tiempos todo el mundo repite sin parar que el “cloud computing” es el futuro de la gestión de la información, y por lo tanto también para la gestión de los documentos electrónicos. Las grandes multinacionales con la mayor cuota de mercado en las aplicaciones ECM, parecen también haber abrazado el “cloud computing” como la tendencia que marcará el futuro de sus desarrollos y servicios. Es el caso de EMC2, con el lanzamiento de EMC on Demand , o de Alfresco que presenta su nueva versión 4 con el lema “the cloud connected platform”.

La verdad es que cuando leía y oía las predicciones de futuro sobre este aspecto siempre pensaba que se encontraban un poco lejos de la realidad de los proyectos de gestión documental en los que estoy actualmente trabajando. No era capaz de imaginar a ninguno de mis clientes tomando la decisión de hacer su gestión documental en la nube, perdiendo el “control” de los servidores donde realmente se almacena su información. Sin embargo, una conversación con John Newton de Alfresco en el evento de lanzamiento de la nueva versión en Madrid, me hizo pensar en cómo y para qué se podría orientar el usos del la nube en proyectos de gestión documental. Creo que este momento podríamos establecer distintos niveles o enfoques:

• El primero y el más radical, quizás en el que yo siempre había pensado como el único, es el ofrecimiento de las plataformas de gestión documental en la modalidad SAS (software as service). En este caso el software es ofrecido en unos servidores en la nube con los que se interactúa a través de la red y los documentos de la organización residen en los servidores en la nube de la organización que está prestando el servicio. Las indudables ventajas de la reducción de costes de mantenimiento y el la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier ubicación (sobre todo en organizaciones donde los empleados se desplazan continuamente o trabajan desde sus domicilios), no son suficientes para vencer al “miedo” de no tener control sobre los documentos. Este miedo se acrecienta con noticias como el cierre de Megaupload y las declaraciones de clientes que dicen haber “perdido” sus archivos.

• El segundo sería el uso de la nube como una réplica de lo que tengo en mis servidores. Con un servicio de sincronización inmediato, las organizaciones obtendrían algunas ventajas que no deben despreciarse:

1. Se eliminarían las tareas relacionadas con los “backup”, puesto que siempre existiría una copia de inmediata del repositorio documental en la nube.
2. Se solucionarían muchos problemas de acceso a los documentos fuera de la organización, ya que las personas con permisos siempre podrían trabajar directamente en la nube cuando están fuera de la oficina. Al ser una sincronización en ambos sentidos todo el trabajo realizado se reflejaría inmediatamente en el repositorio local. Si además la aplicación a la que accedemos ha creado sus aplicaciones para dispositivos móviles como las tabletas o los smartphones (otra de las tendencias que todos anuncian), se habría resuelto una de las limitaciones que presentan estos dispositivos como herramientas de trabajo.
3. Se facilitarían las posibilidades de compartir documentos con proveedores, clientes u otras partes interesadas, que accederían directamente a la nube, en una evolución lógica y natural de las “extranets” de las organizaciones.

En realidad, esta segunda opción sin más sofisticación que la de servidor de ficheros, ha sido ampliamente adoptada por muchos profesionales y pequeñas empresas, entre los que me encuentro.  En mi caso, me permite compartir ficheros con mis colaboradores de una forma natural y despreocuparme de los fallos de hardware de los que hemos tenidos dos bastante importantes en los últimos nueve meses.  Al mismo tiempo la solución ejecuta automáticamente la política de backups, liberándonos de las tareas relacionadas.  Siguiendo este camino quizás la nube sea la opción para que las funcionalidades de gestión documental estén al alcance de cualquier organización.

Es difícil estar al día en la legislación de otros países en los que no trabajas, por lo que mis reflexiones se basan fundamentalmente en el conocimiento de la legislación española, que como parte de la Unión Europea debe tender a la armonización, y que por otro lado tiene influencia en muchos países de Latinoamérica.

Como uno de los últimos actos legislativos del anterior gobierno se aprobó en España el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso (las elecciones fueron el día 20 de Noviembre).  Después de leerlo varias veces no puedo dejar de pensar en lo difícil que es legislar sobre la gestión de los documentos y los archivos en una realidad dual, en plena transición entre el mundo en papel y el mundo electrónico.

En países como España, con una tradición archivística de muchos años, un legado impresionante de documentos históricos y una organización de archivos, en la que colecciones y unidades organizativas que las custodian no son fáciles de distinguir; el bienintencionado intento de legislar para las dos realidades puede poner de manifiesto algunos desajustes. Aquí van mis opiniones sobre algunos temas controvertidos:

1. En el mundo en papel la gestión de la localización de los documentos y la responsabilidad sobre su custodia es la base sobre la que se realizan todas las demás funciones o procesos documentales. Es lógico, por lo tanto, que hasta que las unidades productoras no entreguen su documentación a la unidad correspondiente, en la legislación española algún tipo de archivo; se pueda considerar que las disposiciones legales no aplican.  En el mundo electrónico el paradigma tiene que ser obligatoriamente otro; en el mundo de “la nube” y de las estructuras organizativas basadas en equipos de trabajo cambiantes, intentar aplicar el modelo basado en la custodia y transferencia de los documentos supone un altísimo riesgo de fracaso. Una legislación que intenta abarcar ambas realidades podría crear mucha confusión.
2. El establecimiento del ciclo vital de los documentos mediante traslados de los documentos de unos tipos de archivos a otros (de gestión, central, intermedio, histórico) da buenos resultados para organizar una masa ingente de documentos en papel y para especializar las funciones de los responsables de cada uno de los tipos de archivos. Pero aplicado a los documentos electrónicos puede producir complicaciones y, lo que es peor en tiempos de crisis, incremento de las inversiones necesarias en tecnologías de la información para que simulen las distintas etapas; sin tener muy claro cuál es el beneficio obtenido.
3. El acceso a los documentos en papel que se encuentran en los archivos de los organismos públicos necesita de una regulación para poder garantizar los derechos de los ciudadanos. Los principios son los mismos para los documentos electrónicos, pero la tecnología permitiría un acceso mucho más directo (sin dejar de ser seguro), que la del acceso de los documentos en papel que requiere obligatoriamente de un agente intermediador.  Cuando la legislación dice que para ejercitar el acceso a los archivos hay que presentar una solicitud que será estudiada y contestada en cada caso y no específica como se aplica esto a los repositorios y archivos digitales, está descartando la posibilidad del acceso directo a los documentos electrónicos que para algunos, entre los cuales me incluyo, es la gran ventaja de las tecnologías para el ejercicio de un mayor grado de trasparencia.

Y como conclusión, siempre es difícil legislar (lo sé por experiencia pues alguna vez he ayudado), pero cuando se tocan aspectos en transición ¡más difícil todavía!!