| La responsabilidad social corporativa (RSC) tiene mucho que ver con la gestión de la información y los documentos. |
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Sábado, 09 de Abril de 2011 11:35
| En muchos círculos, especialmente en el de las grandes empresas, el término RSC (responsabilidad social corporativa) se utiliza cada vez más referido al modelo de gestión de las organizaciones. La idea de la responsabilidad de las organizaciones con la sociedad y el mundo cada vez más globalizado, más allá de sus propios fines u objetivos ha ido haciéndose paso a lo largo de varios años para constituir hoy en día algo más que una corriente de opinión. Todas las veces que he oído hablar de este tema he establecido una relación inmediata con la responsabilidad de las organizaciones con la gestión de sus documentos y el buen uso de la información. Una buena gestión de la información y los documentos es un componente esencial del establecimiento de prácticas confiables por parte de las organizaciones. También me volvió a pasar hace unos días en la Jornada organizada por SEDIC sobre el tema http://www.sedic.es/actividades-jornada_RSC_30marzo2011.asp#indice.
 A mi modo de ver existen sinergias importantes entre la RSC y la gestión de los documentos y la información:
- La primera es la responsabilidad de cualquier organización pública o privada de documentar sus acciones y guardar sus documentos de forma que sean recuperables y accesibles cuando se necesiten. Por eso siempre se nombran, además de los requerimientos legales, las expectativas de la sociedad o de las partes interesadas (stakeholders) cuando se trata de determinar el contexto y los objetivos de la gestión de documentos de una organización.
- La segunda es facilitar la verificación del cumplimiento de sus políticas de responsabilidad corporativa. La organización debe proporcionar información y evidencia del cumplimiento de las mismas más allá de la propia publicidad de las mismas.
- La tercera es el importante papel que cumple la gestión de la información y los documentos en la gestión de riesgos, que es a su vez un componente esencial de la puesta en práctica de la responsabilidad social.
Además podríamos pensar que una buena gestión de documentos ayuda a la sostenibilidad permitiendo ahorro energético, ahorro de papel, etc.
Sin embargo, los expertos en RSC no suelen dar importancia a este tema. Probablemente porque “se le supone el valor”. Cuando en el acto de SEDIC pregunté a uno de los ponentes cuantos de los más de 120 indicadores que había desarrollado la Real Academia de Ciencias Económicas y financieras para medir la RSC tenían que ver con la gestión de la información y los documentos, me contesto que muchos “más de 30”. Luego me fui a buscarlos en sus publicaciones http://www.racef.es//es/biblioteca/publicaciones/otras/. No existen indicadores directos relacionados con la gestión documental aunque algunos son imposibles de cumplir si no hay una gestión de la información y los documentos de soporte. Por poner tres ejemplos
- Información individualizada de la remuneración de los consejeros
- Existencia de canales anónimos de denuncia
- Revelación de información contable más allá de la normativa
Sin duda, a los profesionales de la gestión de la información y la documentación nos gustaría que fuesen más explícitos, pero para eso tenemos que hacer una gran labor de convencimiento.
Entre los indicadores también se encuentran las certificaciones en algunas normas ISO (9001, 14001). Será mucho soñar que algún día también se incluyan en esta lista las nuevas normas ISO 30300. Management system for records, de las que se prevé su publicación en el año 2011….. |
| Última actualización el Sábado, 09 de Abril de 2011 11:45 |
| Bibliotecarios vs Archiveros: me gusta recoger lo mejor de cada cosecha |
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Domingo, 13 de Marzo de 2011 00:16
| Cuando comencá a ejecer esta profesión la distinción entre archiveros y bibliotecarios apenas existía. Quizás por eso me cuesta comprender la distancia que desde algunos sectores se quiere imponer. En ambas profesiones se ha evolucionado muchísimo, pues la sociedad de la información ha venido para quedarse y nos ha cambiado el mundo tal como lo conociamos. Como consultora trabajo en distintos aspectos de esta realidad: unos relacionados con las bibliotecas digitales, los repositorios abiertos y las redes de información que en principio corresponderían al terreno de los bibliotecarios; otros relacionados con la gestión de documentos electrónicos y la e-administración que están más en el campo de los archiveros y algunos como la preservación digital que están en ambos lados.
En mi trayectoria profesional he conocido a maravillosos profesionales que se dedican a este mundo de la gestión de la información y los documentos. Algunos vienen de lo que podría llamarse la rama bibliotecaria, otros de la rama de los archivos; otros muchos de ninguna de las dos (de las tecnologías de la información, del marketing, de la gestión y la orgnización, de la psicología...). La suerte es que ante un proyecto de gestión de la información complejo somos capaces de montar un equipo de trabajo en la que cada uno de nosotros aporta su especialidad.
 Siempre digo que me gusta recoger lo mejor de cada cosecha y que participando en proyectos diversos mi capacidad de comprensión y de análisis se enriquece. De hecho en mis estudios de postgrado en la Biblioteca Nacional, cuando aún no existían las titulaciones oficiales universitarias en España, yo escogí la rama de Archivos, pero teniamos como asignaturas obligatorias la Biblioteconomía y la Catalogación. Lejos de disgustarme este doble aprendizaje me ha servido enormemente para mi desarrollo profesional. De lo que estudiamos en su momento, a lo que hoy se necesita para ejercer la profesión hay una enorme distancia, pero siempre agradecerá a mis profesores que no nos impusieran la cortedad de miras que observo hoy en día en aras de la especialización.
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| Última actualización el Domingo, 13 de Marzo de 2011 12:09 |
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| Mis inicios en la normalización ISO |
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Viernes, 04 de Febrero de 2011 14:33
| Cuando fui convocada en el 2004 a una reunión del CTN 50 de AENOR (Comité Técnico Nacional de Normalización), cuya Secretaría ostentaba FESABID, y propuse crear un Grupo de Trabajo para trabajar sobre la norma ISO 15489 records management, que se había publicado en el 2001, no sabía cuales iban a ser las conseciuencias de mi propuesta. Desde entonces la actividad de normalización se ha convertido en parte inherente de mi trabajo y me he convertido en una firme partidaria de los beneficios que aporta al sector de la gestión documental.
Primero formamos un grupo de trabajo para traducir la ISO 15489. Como mandan las reglas de ISO en el grupo estaban representados todos los que podían tener interés en el sector (representantes de los responsables de marcar las políticas archivística a nivel estatal y autonómico, archiveros de Administraciones públicas, responsables de gestión documental de empresas privadas, profesores universitarios especialistas en la materia, representantes de proveedores de software de gestión documental y consultora s especiliazadas). La etapa de la traducción de la 15489 fue muy interesante y en grupo aprendimos a ejercer el consenso, uno de los primeros mandatos de la normalización, y sobre todo aprendimos mucho los unos de los otros vislumbrando tendencias de futuro, oportunidades y beneficios de la normalización en nuestro sector.
Al mismo tiempo fui a primera reunión de nuestro Comitéde ISO el TC46/SC11. Archives/records management, que había publicado la ISO 15489, como Jefa de la Delegación española. La primera reunión fue muy dura, parecía que no me enteraba de nada, siglas y más siglas, votaciones, resoluciones, grupos de trabajo....; pero además un grupo excepcional de de profesionales de todos los países. Al cabo de los 4 días de reunión y con la ayuda de otros participantes empecé a entender los mecanismos de trabajo, el monton de temas que había encima de la mesa y las interesantes discusiones sobre los temas más candentes de la actividad profesional. Y los problemas son los mismos en todos sitios, la distancia entre culturas no es tan grande cuando hablamaos de gestión documental y de los grandes retos que supone la e-sociedad y la gestión d elos documentos electrónicos.
Y desde entonces hasta hoy en que soy la Presidenta del SC1 Gestión Documental y aplicaciones del CTN50, sigo siendo la jefa de la Dlegación española en el ISO TC46/SC11, y además soy Convenor del Grupo de trabajo. Management System for Records- Requiremenst que hemos trabajado durante tres años en la norma ISO 30301. |
| Última actualización el Martes, 01 de Marzo de 2011 13:01 |
| ¿Qué entiendo por gestión documental? |
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Lunes, 27 de Diciembre de 2010 11:19
| Siempre digo que cuando en español decimos gestión documental puede significar tantas cosas que siempre hay que especificar. Mi especialidad podría identificarse con el “records management” (conjunto de políticas procedimientos y prácticas relacionadas con la gestión de toda la información conservada en la organización como evidencia y conocimiento de las actividades que lleva a cabo UNE-ISO 15489), pero a veces también este concepto se queda un poco corto para lo que yo hago.
Mi pasión por este tema viene desde mis primeros estudios especializados en Archivística y Documentación. Desde siempre me pareció que la intervención de los profesionales tenía que enfocarse más en cómo una organización documenta sus procesos y actividades de trabajo, y no esperar a gestionar en los archivos lo que allí llegase, o empezar actuar cuando los documentos se han “declarado como records”.
Esta postura, adoptada por muchos otros profesionales, es un valor en alza en la gestión de los documentos electrónicos o digitales, ya que el nuevo entorno nos permite reformular los procesos documentales y obtener ventajas inesperadas en la utilización de las herramientas tradicionales de gestión archivística.
Para mí la gestión documental parte necesariamente de una visión global de la organización, y debería formar parte de la estrategia de cualquier organización. En el mundo en papel como se gestionan los documentos está tan interiorizado por las organizaciones y las personas que trabajan en ellas, que a nadie se le ocurre pensar que es algo estratégico. Pero cuando nos movemos a la gestión de documentos electrónicos, nos damos cuenta de que hay que volver a pensar como se documentan los procesos y se gestionan los documentos o evidencias durante todo el tiempo que sean necesarios.
Incluyo una imagen tomada de una presetación de HP, para presentar su nueva adquisición TRIM, y que quiere difreneciarse en el mercado de las vsiones de los actores más consolidados del mercado, que promueven una separación muy acusada entre el "document" y el "record". Esta visión se acerca algo más a la mía. |
| Última actualización el Martes, 01 de Marzo de 2011 14:25 |
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