Bajo el título genérico “Information overload: Finding the tree in the digital forest” he tenido ocasión de escuchar a tres expertos mundiales de Canadá, China y Holanda hablar de lo que estaba sucediendo en sus respectivas administraciones con respecto a la gestión de la información y los documentos. En principio, la mezcla parecía explosiva pues parecían culturas y países muy distantes, sin embargo la sorpresa fue grande: ¡Los puntos en común eran más que las diferencias!

Genevieve Allard de la Library and Archives Canada, Hans Hoffman de los National Archief y Xiaomi Ann de Electronic Records Management Research Center, Renmin University of China, son expertos muy involucrados y responsables de la implantación de políticas y programas de gestión de documentos e información digital en la Administración Pública de sus respectivos países. Estaban en Sidney porque participan activamente en el ISO TC46/SC11, y la RIM Professionals Australasia www.rimpa.com.au aprovechó para montar un seminario dentro del “Information Awareness Month” www.informationawarenessmonth.com.au.

 Las grandes coincidencias:
     1. El mundo es digital. En los tres países las políticas y los programas se centran en los documentos y la información electrónica. Con distintos horizontes de fechas en perspectiva se piensa que la Administración dejará de manejar documentos en papel en los próximos años.
    2. Nuevos conceptos y palabras para nuevos escenarios. La palabra información con más o menos adjetivos o calificadores va sustituyendo a la palabra documentos (records). El acento está en los conceptos relacionados con el “valor” de la información, ya que es precisamente gracias a ese valor es por lo que la información necesita gestionarse a lo largo del tiempo (el ejemplo canadiense es “information resources of business value”).
    3. La necesidad de desarrollo de la normativa, especificaciones técnicas, metodologías  e instrumentos de apoyo, que documentan las políticas que se quieren implantar. En los tres países se han redactado diferentes documentos, que se consideran tan importantes o más que las soluciones tecnológicas implementadas.
     4. El apoyo de los altos cargos (el enfoque top-down). Las políticas sólo pueden ser implementadas cuando los altos cargos están convencidos de su necesidad y existe un compromiso explícito.  En los tres países una de las claves del éxito es la creación de un discurso asumible por los políticos y los altos cargos de la Administración basado en la necesidad de las trasparencia administrativa, que intenta alejarse de las posiciones tradicionales de las instituciones archivísticas como simples custodios de los documentos producidos por la administración pública.

Además de estas coincidencias también cabe destacar algunas particularidades:
- En Canadá toda la estrategia se basa en la responsabilidad de los altos cargos en la gestión de los documentos de sus Ministerios. La base es la “Accountability Act”
- En Holanda la informática de toda la Administración de trasladará a la “nube” como una medida de ahorro. Al mismo tiempo se han nombrado CIO’s en todos los Ministerios, lo que significa un red de interlocutores válidos para los Archivos Nacionales en cuanto a los documentos electrónicos.
- En China dentro de la oficina del Primer Ministro se ha creado una Comisión que define la política a implantar en toda la Administración.
Una comprobación más de que estamos todos en el mismo barco… aprendamos unos de otros o todos juntos que el arduo camino será más fácil.