Al final del 2015, la familia de normas ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos, se aumentó con la guía de implantación, la norma ISO 30302. Esta norma sigue exactamente la estructura de la ISO 30301, por lo que resulta de gran utilidad para entender como cumplir con los requisitos del SGD. Puede ser utilizada tanto por las personas implicadas en la implantación de la norma, como por los auditores internos y externos que se encuentren en procesos de auditoria.

Los comentarios recibidos hasta ahora son enormemente positivos. Los usuarios han destacado la claridad del texto y la califican como el texto necesario para entender mejor las ISO 30301 y como implantarla.

La norma se publicó como norma ISO 30302 Management systems for records: Guideliness for implementation en Octubre de 2015. Siguiendo el compromiso del Subcomite espejo de AENOR fue adoptada como norma UNE ISO 30302 Sistema de gestión para los documentos: Guía de implantación en noviembre del mismo año.

La casualidad ha hecho que se publicasen el mismo día, en septiembre de 2015,  como normas UNE, dos normas ISO que inciden sobre las aplicaciones informáticas que deben dar soporte a la preservación de los documentos electrónicos u objetos digitales a los largo del tiempo, y por lo tanto en el desarrollo de aplicaciones de archivo electrónico. Las dos normas provienen de entornos muy distintos:

- UNE-ISO 14721:2015. Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia. Esta norma es muy conocida, citada y aplicada en el desarrollo de repositorios digitales de preservación desde que se formuló por primera vez por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), conviertiendose en 2003 en norma ISO. En 2012 se publicó su última edición como norma ISO. Nunca había sido oficialmente traducida al español y adoptada como norma nacional, si bien era ampliamente conocida. El comité AENOR CTN50/SC1 gestión de documentos y aplicaciones, tras obtener el permiso del CTN28 Material aeroespacial al que correspondía la norma, emprendió la traducción de sus más de 100 páginas que ahora ha sido publicada.

- UNE-ISO 14641-1:2015 Archivo electrónico. Parte 1: Especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital. Esta norma es la traducción de de la norma ISO publicada por el comité 171- Document management Applications , y que tiene un marcado acento francés, ya que describe los requisitos habituales requeridos en Francia para el archivo electrónico de información, incluyendo los soportes, las operaciones y los el modelo para el servicio prestado por un tercero.

Estas dos normas aunque se refieren a un mismo tema tienen un enfoque diferente. La primera representa todo un modelo conceptual para la preservación digital de cualquier tipo de información digital, sin definir un determinado tipo de software o solución informática. La segunda está calladamente enfocada a ser cumplida por proveedores de aplicaciones informáticas, incluidas las aplicaciones que se oferten por un tercero en cualquier modalidad.

In mid-June 2014, Norks Arkivråd invited me to Oslo (Norway) for a series of events directed to the professional community of archivists and records managers for a better understanding the ISO 30300 series of standards

It was a great experience. In Norway the standards are being translated and, as always, they are finding difficulties in trying to adapt terms of the records management language, starting by the always difficult translation of "records".

The first activity was a small seminar with 12 people, records managers in private sector companies in Norway. In addition to explaining the standard, we focus on how to use it as a tool to convince senior management of the importance of controlling organization’s information, documents and records. The most interesting issue for many participants was the complementarity with other MSS (Management system standards), especially with the ISO 9000 and the possibility of seeking allies on responsible for these systems.

Ciber, a consultant company working on records management related projects in Norway. Focus was on how to include the requirements of the standard in their consulting projects and marketing strategies.

Finally, a breakfast conference was held.  Apart from my conference, there were presentations by  Martin Bould from Ciber and Harvard Hjustald from Standards Norway, with whom I had met previously in ISO TMB-JTCG on Management System Standards. I was surprised by the number of attendees, more than sixty people who were very interested in the standard and the Norwegian translation process.

NOARK, which focuses on system requirements for electronic records management, and the first edition was from 1984! The fact of the perfect compatibility and complementarity of an operational standard as NOARK standard with an strategic standard as ISO 30301 is a very interesting point for the Norwegian market.