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Pequeñas noticias y apuntes sobre las normas ISO en gestión de documentos, especialmente la serie de normas ISO 30300, Sistema de gestión para los documentos.

Desde Agosto 2015, en que se publica por primera vez el website oficial del TC46/SC11, esta sección se limitará a información complementaria a dicho web.



Normalización ISO y redes sociales
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Jueves, 06 de Julio de 2017 16:23

El Subcomité Técnico Internacional de ISO que se encarga de la normalización en gestión de documentos (ISO 46/SC 11 Archives/records management), está haciendo un gran esfuerzo por tener una mayor presencia en las redes sociales, como una manera de difundir el trabajo de normalización.


Siguiendo una estrategia global de ISO, que fomenta que los Comités Técnicos utilicen las redes sociales para difundir su trabajo, proyecto en curso y novedades, el Subcommité cuanta actualmente con:

- Una cuenta en Twitter @ISOTC46SC11_RM

- Un Grupo en LinkedIn ISO TC 46/SC 11. Archives/records management. Este grupo está abierto a cualquiera que quiera participar

 

Por otro lado ISO tiene una cuanta muy activa en Twitter @isostandards

 
Publicada norma ISO 30302
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Miércoles, 20 de Enero de 2016 00:00

Al final del 2015, la familia de normas ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos, se aumentó con la guía de implantación, la norma ISO 30302. Esta norma sigue exactamente la estructura de la ISO 30301, por lo que resulta de gran utilidad para entender como cumplir con los requisitos del SGD. Puede ser utilizada tanto por las personas implicadas en la implantación de la norma, como por los auditores internos y externos que se encuentren en procesos de auditoria.

Los comentarios recibidos hasta ahora son enormemente positivos. Los usuarios han destacado la claridad del texto y la califican como el texto necesario para entender mejor las ISO 30301 y como implantarla.

La norma se publicó como norma ISO 30302 Management systems for records: Guideliness for implementation en Octubre de 2015. Siguiendo el compromiso del Subcomite espejo de AENOR fue adoptada como norma UNE ISO 30302 Sistema de gestión para los documentos: Guía de implantación en noviembre del mismo año.

 

 
Publicadas normas UNE ISO sobre archivo electrónico
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Domingo, 27 de Septiembre de 2015 13:01

La casualidad ha hecho que se publicasen el mismo día, en septiembre de 2015,  como normas UNE, dos normas ISO que inciden sobre las aplicaciones informáticas que deben dar soporte a la preservación de los documentos electrónicos u objetos digitales a los largo del tiempo, y por lo tanto en el desarrollo de aplicaciones de archivo electrónico. Las dos normas provienen de entornos muy distintos:modelo OAIS

- UNE-ISO 14721:2015. Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia. Esta norma es muy conocida, citada y aplicada en el desarrollo de repositorios digitales de preservación desde que se formuló por primera vez por el Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), conviertiendose en 2003 en norma ISO. En 2012 se publicó su última edición como norma ISO. Nunca había sido oficialmente traducida al español y adoptada como norma nacional, si bien era ampliamente conocida. El comité AENOR CTN50/SC1 gestión de documentos y aplicaciones, tras obtener el permiso del CTN28 Material aeroespacial al que correspondía la norma, emprendió la traducción de sus más de 100 páginas que ahora ha sido publicada.

- UNE-ISO 14641-1:2015 Archivo electrónico. Parte 1: Especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital. Esta norma es la traducción de de la norma ISO publicada por el comité 171- Document management Applications , y que tiene un marcado acento francés, ya que describe los requisitos habituales requeridos en Francia para el archivo electrónico de información, incluyendo los soportes, las operaciones y los el modelo para el servicio prestado por un tercero.

Estas dos normas aunque se refieren a un mismo tema tienen un enfoque diferente. La primera representa todo un modelo conceptual para la preservación digital de cualquier tipo de información digital, sin definir un determinado tipo de software o solución informática. La segunda está calladamente enfocada a ser cumplida por proveedores de aplicaciones informáticas, incluidas las aplicaciones que se oferten por un tercero en cualquier modalidad.

 
Promoción de la serie ISO 30300 en Noruega
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Escrito por Carlota Bustelo
Viernes, 11 de Julio de 2014 12:13

A mediados de junio de 2014, Norks Arkivråd me invitó a Oslo (Noruega) para una serie de eventos que permitiesen entender la serie de normas ISO 30300 a la comunidad profesional de archiveros y gestores documentales.

Ha sido una gran experiencia. En Noruega están traduciendo las normas y se encuentran, como siempre, con las dificultades intrínsecas de intentar adaptar los términos propios de la gestión de documentos a su idioma, empezado por la siempre difícil traducción de “records”.

La primera actividad fue un pequeño seminario con 12 personas responsables de la gestión de documentos en compañías de sector privado en Noruega. Además de explicar la norma, nos centramos en cómo usarla como herramienta para convencer a la alta dirección de la importancia de controlar su información y documentos. Lo más interesante para muchos participantes fue la complementariedad con otros MSS (Management system standards), especialmente con la ISO 9000 y la posibilidad de buscar aliados en los responsables de estos sistemas.

Después tuve una conversación más informal con un grupo de personas trabajando en la consultora Ciber, que en Noruega trabaja en muchos temas relacionados con la gestión de documentos. Aquí nos centramos en cómo incluir los requisitos de la norma en sus proyectos de consultoría y utilizarla en sus estrategias de marketing.

Por último, tuvimos un desayuno-conferencia. Además de mi conferencia, también intervinieron Martin Bould de Ciber y Harvard Hjustald de Standards Norge, con quien había coincidido previamente en las reuniones del ISO TMB-JTCG sobre los Management System Standards. Me sorprendió la afluencia de público, más de sesenta personas, que mostraron mucho interés en la norma y el proceso de traducción al noruego.

En Noruega la ISO 15489 no ha tenido el éxito de otros países.  Probablemente porque para la administración pública tienen su propia norma NOARK, que se centra en los requisitos de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, y cuya primera edición es de ¡1984! El hecho de la perfecta compatibilidad y complementariedad que tiene una norma operativa como NOARK con una norma estratégica como ISO 30301 es un punto muy interesante en el mercado noruego.

 
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