Cada vez oímos, usamos y leemos más la expresión procesos documentales o procesos de gestión documental. Se usa mucho cuando hablamos del entorno electrónico e incluso se mencionan en normas y legislación, y sin embargo, no estoy segura de que todos los que lo usamos tengamos la misma idea sobre lo que son.
1. - A los que se dedican al análisis y automatización de procesos les resulta difícil que estas listas sean procesos, pues difícilmente encajan con la definición clásica de proceso “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” de la ISO 9000. Dialogo más o menos real “ P-…pero entonces estos procesos los hacéis cuando los documentos ya están en el repositorio? 2. - En el entorno en papel era más fácil de entender el concepto de gestión documental como un proceso. La entrada eran los documentos que llegaban al archivo, donde se producían un conjunto de actividades interrelacionadas cuya salida era los documentos organizados. Pero entonces el proceso era toda la gestión y lo que llamamos ahora procesos las distintas actividades interrelacionadas. Eso lo entienden todos, claro es un típico proceso de apoyo en un mapa de procesos de la organización. Pero esto ya no es así ¿verdad? 3. - Y pensemos un poco más. Entendiendo que la entrada de los procesos documentales son los documentos ¿cual es resultado de los mismos en un entorno digital? Pues a veces los mismos documentos con más información añadida (¡¡metadatos!!), pero no siempre se puede aplicar. Por ejemplo, ¿la calificación o valoración se puede poner en la misma categoría de procesos documentales? ¿No es más bien un análisis? Y el acceso ¿qué proceso es cuando yo consulto el documento en pantalla?
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Última actualización el Domingo, 02 de Junio de 2013 11:53 |