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Análisis documental: tendencias y reflexiones
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Escrito por Carlota Bustelo
Jueves, 16 de Junio de 2016 15:01

Analizando procesosLas exigencias del entorno digital que afectan a todas las facetas de las organizaciones, tanto públicas como privadas, también están marcando un cambio importante en qué significa o cómo afrontar el análisis documental.

 

Cómo todo concepto en evolución, lo primero que necesitamos del análisis documental es entender de qué se trata. Substancialmente es analizar los procesos y actividades de una organización para determinar la información que debe crearse y fijarse para documentar dichos procesos y actividades,  al mismo tiempo que se definen los requisitos para gestionarla. En Australia y en la nueva redacción de la norma ISO 15489(2016) se asocia este nuevo concepto al término valoración, que hasta ahora sólo se había utilizado para la determinación de los calendarios de conservación. Mientras no se popularice y acepte esta nueva acepción utilizo deliberadamente en este “post”  el término “análisis documental” para hacerme entender por el mayor número de personas.

 

La primera gran tendencia, que podemos observar, es la necesaria confluencia entre actividades que hasta ahora se planteaban de manera separada.  El análisis llevado a cabo por los gestores de los documentos o archiveros, que en muchos casos se realizaba a posteriori cuando los documentos “llegaban” a sus manos, y el análisis llevado a cabo por especialistas en procesos cuando se sistematizaban o diseñaban los procesos de la organización normalmente en contextos de mejora o reingeniería de procesos. Esta confluencia, no exenta de tensiones, es imprescindible en organizaciones que quieren encarar la transformación digital siendo eficientes.

 

La segunda, es que el análisis documental debería realizarse de forma previa a la implantación de un proceso o procedimiento. Por eso, la transformación digital de los procesos de las organizaciones es un momento ideal para iniciar su realización, y muchas organizaciones se encuentran ahora en ese momento. Posteriormente, deberemos contar con un proceso recurrente que es capaz de incorporar las novedades legislativas, cambios funcionales o innovaciones en la forma actuación.

 

En cuanto reflexiones en positivo, veo que ya somos unos cuantos los profesionales que comenzamos a andar este camino hace un tiempo, inventando nuevas herramientas como los mapas documentales, asociándonos con las normas ISO de sistemas de gestión (UNE ISO 30301), o tratando de establecer la metodología del análisis (la última experiencia con los colegas de Metadata en el contexto del proyecto ARPAD de la Xunta de Galicia). Otros, como en el reciente artículo de María García-González, en El profesional de la información, investigan en como sistematizarlo para las administraciones locales en España (“modelo de descripción de procesos” es como lo denomina). La normalización internacional en la nueva norma ISO 15489(2016) lo recoge, describe y explica como uno de los conceptos y principios fundamentales de la gestión de documentos.

 

Sin embargo, para los profesionales de la gestión de documentos supone una transformación importante de las herramientas e instrumentos utilizados en el entorno papel, que todavía no se enseñan o practican en todos los contextos. Estamos en ese momento en que es difícil identificar las competencias necesarias para participar en este nuevo paradigma de análisis documental, y es difícil afirmar que alguien con conocimientos archivísticos tradicionales esté preparado para hacerlo. Desde mi punto de vista, lo primero que se debe asumir es que este análisis no debería ser algo específico de los responsables de gestión documental ni para la gestión documental, sino que debe integrarse en la definición de procesos o procedimientos de la organización atendiendo a  todos los requisitos que puedan surgir.

 

Por otro lado, en el clima de inmediatez que nos rodea puede parecer que un análisis documental previo y bien hecho ralentiza la consecución de los objetivos. A la necesidad de hacerlo de forma previa, se une la escasez endémica de recursos de la función de gestión de documentos en las organizaciones, por lo que muchas veces es cierto que la capacidad para abordar el análisis documental no está a la altura de las necesidades de transformación de una organización (es el caso de muchas administraciones públicas en España que tienen de fecha máxima Octubre de 2018 para implantar todos sus procesos digitalmente).

 

Surge entonces la tendencia de retroceder y desacoplar los procesos de negocio y la gestión documental, asemejándolos más a la gestión tradicional del papel. Cuando se terminan los procesos de negocio empieza la gestión documental. Los análisis, los instrumentos resultantes y las aplicaciones para gestionar documentos sólo intervienen entonces y son herramientas exclusivas de los responsables de gestión documental y archivo.

 

En estos tiempos de cambio lo primero que debe decidir una organización cual es su modelo de gestionar información, y por consecuencia como abordar el análisis documental.

Última actualización el Jueves, 16 de Junio de 2016 15:34
 
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