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e-Archiving, en busca de la interoperabilidad europea
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Viernes, 26 de Noviembre de 2021 13:41

Connecting Europe - Benefits of eArchiving | Facebook

Hace pocas semanas hemos cerrado una etapa más en el desarrollo de eArchiving y hemos tenido que reflexionar sobre los logros conseguidos y los retos del futuro. En este post, comparto nuestras reflexiones al respecto.

En estos dos últimos años, hemos formado parte del consorcio europeo (E-ARK3) que ha mantenido y gestionado eArchiving. Este consorcio ha estado formado por 16 organizaciones de diferentes tipos (archivos nacionales y regionales, universidades e institutos de investigación, fundaciones y asociaciones, proveedores de software y empresas consultoras) de 11 países europeos.

En este tiempo eArchiving ha madurado, tanto en el desarrollo de sus componentes, cómo en la definición de su visión y los potenciales beneficios de su adopción. Hoy por hoy, eArchiving está fuertemente asentado en el modelo OAIS (ISO 14721- Open archival information systems) y en facilitar que los paquetes de información que se envían a un archivo electrónico o digital para su preservación a largo plazo estén estructurados de una manera normalizada que permita la interoperabilidad.

Estas son las principales razones por lo que esta interoperabilidad es deseable para un archivo electrónico o digital:

  • La capacidad de realizar búsquedas conjuntas en más de un archivo digital y de construir aplicaciones o capas de recuperación de la información que se aprovechan de una estructuración de la información normalizada.
  • La facilidad que una información estructurada de forma normalizada supone en la aplicación de iniciativas de inteligencia artificial (IA) basadas en la información que se encuentra en un archivo o varios archivos digitales.
  • La independencia de los proveedores de soluciones informáticas. Si por alguna razón quiero cambiar de proveedor de la solución de archivo electrónico, los paquetes de información normalizados pueden ser fácilmente trasladables a otra solución.
  • La compatibilidad a lo largo del tiempo, los paquetes de información normalizados aseguran transiciones fáciles en los cambios tecnológicos, así como en los organizativos.
  • La posibilidad de intercambio de información normalizada entre el archivo digital y otras organizaciones, cómo puede ser la administración de justicia u otro archivo.

Y aun asumiendo todos estos beneficios, porqué eArchiving y no la normalización a nivel nacional o la que ofrecen los proveedores de soluciones de archivo digital (todos prometen conformidad con OAIS, PREMIS y METS como mínimo).

La primera contestación es fácil, la integración europea es un camino difícil, pero imparable. El reglamento eIDAS y su posible sucesor el reglamento EUid, ya están en el camino de harmonizar los sistemas de identificación y firma. eArchiving no es todavía obligatorio, pero es la solución recomendada para las propias instituciones europeas y una apuesta clara en el horizonte.

La segunda es un poco más compleja, porque cada proveedor de soluciones de archivo electrónico o digital ofrece unas funcionalidades propias, que nada tienen que ver con la estructuración normalizada y que pueden encajar mejor o peor en los requisitos de cada situación. En cualquier caso, lo que es importante entender es cualquier solución basada en OAIS, ha creado su propia forma de estructurar los paquetes de información. En la mayoría de los casos basadas en los mismos estándares de partida que las especificaciones E-ARK (el componente principal de eArchiving), pero con resultados ligeramente o moderadamente diferentes lo que no propicia la interoperabilidad.   Desde el punto de vista del archivo digital, la tentación de tener una solución que se pueda implantar con rapidez puede primar sobre los beneficios de la normalización. Por eso mismo, eArchiving ha trabajado codo con codo con todos los proveedores de soluciones informáticas (no sólo los que participan en el Consorcio) para que también ellos vean los beneficios de adoptar eArchiving, al menos en el mercado europeo.

Por último, pero no menos importante, para nosotros como empresa consultora, la participación en el Consorcio nos ha reafirmado en nuestra creencia de que la cooperación es una manera de trabajar con unos frutos espectaculares. La necesaria empatía que requiere el trabajo codo a codo con personas de distintas culturas, idiomas y situaciones, te hace ampliar la perspectiva y a veces encontrar soluciones aplicables a otros casos, que sino no hubieras conocido. Esta participación nos ha hecho crecer en conocimientos y puntos de vista que esperamos que sean de mucha utilidad a nuestros clientes presentes y futuros.

 
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